REGULAMIN FESTIWALU FILMÓW FANTASTYCZNYCH „PRZEKŁADANIEC”

§ 1. Zakres regulaminu

• Niniejszy regulamin, zwany dalej „Regulaminem”, określa zasady organizacji Festiwalu Filmów Fantastycznych „Przekładaniec”, zasady zgłaszania filmów do Konkursu Filmów Krótkometrażowych, przebieg procesu selekcji, prawa i obowiązki zgłaszających, twórców, uczestników oraz Organizatora, a także podstawowe zasady udziału w wydarzeniach odbywających się w ramach Festiwalu.
• Regulamin ma zastosowanie do wszystkich filmów zgłaszanych do Konkursu Filmów Krótkometrażowych oraz, w odpowiednim zakresie, do filmów prezentowanych w ramach Pokazów Specjalnych, o ile Organizator nie postanowi inaczej w indywidualnych ustaleniach z podmiotem uprawnionym do filmu.
• Zgłoszenie filmu do Konkursu jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu przez Zgłaszającego oraz złożeniem oświadczeń wskazanych w Regulaminie.
• Uczestnictwo w wydarzeniach Festiwalu oznacza akceptację Regulaminu oraz regulaminów obiektów, w których odbywają się projekcje lub wydarzenia towarzyszące.

§ 2. Definicje

Na potrzeby Regulaminu przyjmuje się następujące znaczenie pojęć:

§ 3. Organizator

• Organizatorem Festiwalu jest Stowarzyszenie Miłośników Gier i Fantastyki „Thorn” z siedzibą w Toruniu, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000428487, NIP: 8792668337, REGON: 341309650.
• Organizator odpowiada za przygotowanie programu Festiwalu, powołanie Selekcjonerów i Jury, koordynację pokazów, obsługę zgłoszeń oraz komunikację ze Zgłaszającymi w zakresie określonym Regulaminem.
• Kontakt z Organizatorem odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: festiwal@przekladaniec.com

§ 4. Termin i miejsca Festiwalu

• Festiwal odbędzie się w dniach 18–20 września 2026 r. w Toruniu.
• Projekcje festiwalowe oraz wydarzenia odbywać się będą w szczególności w Cinema City Toruń oraz w Centrum Sztuki Współczesnej „Znaki Czasu” w Toruniu. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany miejsc odbywania się Festiwalu.
• Organizator może wskazać dodatkowe miejsca odbywania się Festiwalu, jeżeli będzie to uzasadnione potrzebami programowymi, organizacyjnymi lub technicznymi.
• Szczegółowy harmonogram projekcji oraz wydarzeń zostanie ogłoszony przez Organizatora w terminie późniejszym, w szczególności na stronie internetowej Festiwalu, w kanałach komunikacji Organizatora lub na platformie FilmFreeway.

§ 5. Cel i charakter Festiwalu

• Celem Festiwalu jest promocja i rozpowszechnianie szeroko rozumianej fantastyki w kinie polskim i zagranicznym.
• Festiwal ma charakter kulturalny, programowy i konkursowy. Jego celem jest w szczególności:
• prezentacja filmów wykorzystujących motywy, konwencje, symbole lub środki wyrazu właściwe dla szeroko rozumianej fantastyki;
• wspieranie twórców kina krótkometrażowego;
• promocja nowych zjawisk artystycznych i narracyjnych w kinie gatunkowym oraz pogranicznym;
• tworzenie przestrzeni spotkania dla twórców, widzów, krytyków, selekcjonerów i przedstawicieli branży filmowej;
• popularyzacja kina fantastycznego jako istotnej części kultury filmowej;
• budowanie programu łączącego kino polskie i zagraniczne.
• Festiwal może obejmować wydarzenia towarzyszące, w tym spotkania z twórcami, dyskusje, prelekcje, warsztaty, panele, wydarzenia branżowe lub działania edukacyjne.

§ 6. Sekcje Festiwalu

• Program Festiwalu obejmuje dwie podstawowe sekcje:
• Konkurs Filmów Krótkometrażowych;
• Pokazy Specjalne
• Organizator może tworzyć dodatkowe pasma, cykle, bloki tematyczne, wydarzenia specjalne lub wydarzenia towarzyszące, jeżeli będzie to uzasadnione kształtem programu Festiwalu.
• Zakwalifikowanie filmu do jednej sekcji Festiwalu nie oznacza obowiązku zakwalifikowania go do innych sekcji ani prawa do udziału w Konkursie, chyba że Organizator wyraźnie tak postanowi.

§ 7. Konkurs Filmów Krótkometrażowych

• Konkurs przeznaczony jest dla filmów krótkometrażowych ukończonych po dniu 1 stycznia 2025 r.
• Do Konkursu mogą być zgłaszane filmy wszystkich form i gatunków, w tym w szczególności filmy fabularne, dokumentalne, animowane, eksperymentalne, hybrydowe, studenckie i niezależne.
• Warunkiem udziału filmu w Konkursie jest obecność w nim motywów, konwencji, symboli, tematów, estetyk lub środków wyrazu właściwych dla szeroko rozumianej fantastyki.
• Przez szeroko rozumianą fantastykę Organizator rozumie w szczególności, ale nie wyłącznie, elementy science fiction, fantasy, horroru, realizmu magicznego, mitu, legendy, alternatywnej historii, spekulacji społecznej lub technologicznej, świata nadprzyrodzonego, rzeczywistości onirycznej, metaforycznej, dystopijnej, utopijnej, postapokaliptycznej albo innej formy przekroczenia realistycznego porządku świata przedstawionego.
• Ostateczna ocena, czy dany film spełnia kryterium określone w ust. 3–4, należy do Selekcjonerów.
• Film zgłoszony do Konkursu nie musi mieć statusu premiery. Dopuszczalne są filmy wcześniej prezentowane na innych festiwalach, przeglądach, pokazach, platformach internetowych lub publicznie dostępne w Internecie.

§ 8. Pokazy Specjalne

• Pokazy Specjalne mają charakter pozakonkursowy.
• Filmy prezentowane w ramach Pokazów Specjalnych mogą być wybierane przez Organizatora poza procedurą zgłoszeniową, na podstawie zaproszeń programowych, rekomendacji, współpracy z partnerami, dystrybutorami, twórcami lub instytucjami kultury.
• Do Pokazów Specjalnych Organizator może zaprosić filmy niespełniające wymogów formalnych Konkursu, w tym filmy dłuższe niż 30 minut, filmy z wcześniejszych roczników albo filmy pełnometrażowe, jeżeli odpowiadają one założeniom programowym Festiwalu.
• Udział filmu w Pokazach Specjalnych następuje na zasadach ustalonych pomiędzy Organizatorem a podmiotem uprawnionym do filmu.

§ 9. Termin zgłoszeń

• Zgłoszenia filmów do Konkursu przyjmowane są do dnia 4 września 2026 r., do godziny określonej na platformie FilmFreeway.
• Organizator może przedłużyć termin zgłoszeń, skrócić termin zgłoszeń, uruchomić dodatkowy nabór albo zamknąć nabór wcześniej, jeżeli będzie to uzasadnione względami organizacyjnymi lub programowymi.
• Informacje o ewentualnej zmianie terminu zgłoszeń zostaną opublikowane w sposób przyjęty przez Organizatora, w szczególności na platformie FilmFreeway lub w kanałach komunikacji Festiwalu.

§ 10. Sposób zgłoszenia

• Zgłoszenia filmów do Konkursu przyjmowane są wyłącznie za pośrednictwem platformy FilmFreeway.
• Zgłoszenie dokonane w inny sposób, w szczególności drogą e-mailową, pocztową, przez komunikator internetowy albo przez przekazanie pliku bezpośrednio Organizatorowi, nie wywołuje skutków zgłoszenia konkursowego, chyba że Organizator w indywidualnym przypadku postanowi inaczej.
• Zgłaszający odpowiada za prawidłowe wypełnienie formularza zgłoszeniowego, podanie aktualnych danych kontaktowych oraz zapewnienie aktywnego linku do screenera przez cały okres selekcji.
• Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki podania nieprawdziwych, niepełnych, nieaktualnych lub błędnych danych w formularzu zgłoszeniowym.
• Zgłaszający może zgłosić dowolną liczbę filmów, pod warunkiem że każdy film spełnia wymogi Regulaminu i zostanie zgłoszony jako odrębne zgłoszenie na platformie FilmFreeway.

§ 11. Podmioty uprawnione do zgłoszenia

• Zgłoszenia filmu może dokonać wyłącznie Zgłaszający uprawniony do dysponowania filmem w zakresie niezbędnym do jego zgłoszenia, udziału w Konkursie, publicznej prezentacji w ramach Festiwalu oraz wykorzystania materiałów promocyjnych zgodnie z Regulaminem.
• Zgłoszenia może dokonać wyłącznie osoba pełnoletnia albo podmiot posiadający zdolność prawną do złożenia oświadczeń wymaganych Regulaminem.
• Film twórcy niepełnoletniego może zostać zgłoszony wyłącznie przez jego przedstawiciela ustawowego, opiekuna prawnego, producenta, szkołę, instytucję albo inny podmiot uprawniony do zgłoszenia filmu.
• Organizator może zażądać od Zgłaszającego przedłożenia dokumentów, zgód lub oświadczeń potwierdzających prawo do zgłoszenia filmu, prawo do publicznej prezentacji filmu oraz prawo do udzielenia licencji określonej w Regulaminie.

§ 12. Wymogi formalne filmu

• Do Konkursu mogą być zgłaszane wyłącznie filmy ukończone po dniu 1 stycznia 2025 r.
• Maksymalny czas trwania filmu zgłaszanego do Konkursu wynosi 30 minut, łącznie z napisami końcowymi.
• Film może być zrealizowany w dowolnej technice, formacie, technologii, estetyce i konwencji artystycznej, o ile spełnia kryterium obecności elementów fantastycznych określone w Regulaminie.
• Dopuszczalne są filmy ukończone, wcześniej rozpowszechniane, wcześniej prezentowane na innych festiwalach, wcześniej nagradzane, a także filmy dostępne publicznie w Internecie.
• Do Konkursu nie będą przyjmowane materiały, które nie stanowią samodzielnego utworu audiowizualnego, w szczególności zwiastuny, teasery, reklamy, materiały promocyjne, filmy instruktażowe lub materiały wyłącznie informacyjne, chyba że ich forma artystyczna pozwala uznać je za samodzielny film w rozumieniu Regulaminu.
• Organizator może odrzucić film, którego treść lub sposób zgłoszenia narusza Regulamin, przepisy prawa, prawa osób trzecich albo podstawowe zasady bezpieczeństwa i porządku publicznego.

§ 13. Napisy i wersje językowe

• Filmy z dialogami w języku innym niż angielski powinny posiadać napisy w języku angielskim.
• Napisy angielskie uważa się za wystarczające do udziału filmu w Konkursie.
• Organizator może zwrócić się do Zgłaszającego o dostarczenie listy dialogowej, pliku napisów, tłumaczenia lub dodatkowych materiałów językowych, jeżeli będzie to niezbędne dla przygotowania projekcji, materiałów programowych lub komunikacji z widzami.
• Brak wymaganych napisów albo brak możliwości zrozumienia filmu przez Selekcjonerów może stanowić podstawę do odrzucenia filmu albo wycofania go z programu.

§ 14. Opłata zgłoszeniowa

• Zgłoszenie filmu do Konkursu podlega opłacie zgłoszeniowej w wysokości 5 EUR. Opłata obowiązuje wszystkie zgłoszenia z wyjątkiem filmów stanowiących polskie produkcje.
• Filmy stanowiące polskie produkcje są zwolnione z opłaty zgłoszeniowej i mogą zostać zgłoszone do Konkursu bezpłatnie.
• Opłata zgłoszeniowa jest bezzwrotna, niezależnie od wyniku procesu selekcji, rezygnacji Zgłaszającego, odrzucenia filmu, niedopuszczenia filmu z przyczyn formalnych, technicznych albo prawnych, a także niezależnie od późniejszego wycofania lub dyskwalifikacji filmu.
• Opłata zgłoszeniowa uiszczana jest za pośrednictwem platformy FilmFreeway, zgodnie z zasadami, regulaminami i mechanizmami płatności obowiązującymi na tej platformie.
• Organizator nie odpowiada za prowizje, opłaty transakcyjne, przewalutowania, różnice kursowe, opłaty operatorów płatności ani techniczne działanie platformy FilmFreeway.
• W szczególnych przypadkach Organizator może przyznać waiver, kod zwalniający z opłaty albo inne zwolnienie z opłaty zgłoszeniowej, na zasadach określonych indywidualnie przez Organizatora. Przyznanie zwolnienia nie rodzi obowiązku przyznania go innym Zgłaszającym.

§ 15. Techniczne warunki zgłoszenia na FilmFreeway

• Zgłaszający zobowiązany jest zapewnić, aby screener filmu dostępny na platformie FilmFreeway był aktywny, możliwy do odtworzenia, kompletny, zgodny ze zgłoszeniem oraz nie wymagał dodatkowych czynności technicznych wykraczających poza standardowe odtworzenie materiału.
• Jeżeli screener jest zabezpieczony hasłem, Zgłaszający zobowiązany jest podać prawidłowe hasło w zgłoszeniu oraz utrzymywać jego ważność przez cały okres selekcji.
• Organizator może odrzucić zgłoszenie, jeżeli screener nie działa, jest niekompletny, błędnie opisany, niedostępny, usunięty, zablokowany geograficznie albo jego odtworzenie jest niemożliwe w zwykłych warunkach technicznych.
• Organizator nie ma obowiązku wzywania Zgłaszającego do usunięcia braków technicznych zgłoszenia, ale może to uczynić, jeżeli uzna to za celowe.

§ 16. Selekcja filmów

• Wyboru filmów do Konkursu dokonują Selekcjonerzy powołani przez Organizatora.
• Selekcjonerzy oceniają filmy według kryteriów artystycznych, programowych, technicznych i formalnych, w tym w szczególności z uwzględnieniem związku filmu z szeroko rozumianą fantastyką, jakości realizacji, oryginalności, spójności artystycznej oraz potrzeb programu Festiwalu.
• Spełnienie wymogów formalnych nie gwarantuje zakwalifikowania filmu do Konkursu.
• Decyzje Selekcjonerów są ostateczne, nie podlegają odwołaniu i nie wymagają uzasadnienia.
• Organizator nie ma obowiązku udzielania informacji o liczbie głosów, ocenach, komentarzach Selekcjonerów, przebiegu obrad ani przyczynach niezakwalifikowania filmu.
• Organizator może przenieść film zgłoszony do Konkursu do Pokazów Specjalnych albo innej sekcji Festiwalu, jeżeli uzna, że odpowiada to charakterowi filmu lub potrzebom programu.

§ 17. Informacja o wynikach selekcji

• Informacja o zakwalifikowaniu filmu zostanie przekazana Zgłaszającemu za pośrednictwem platformy FilmFreeway, drogą elektroniczną albo w inny sposób wybrany przez Organizatora.
• Lista filmów zakwalifikowanych do Konkursu może zostać opublikowana na stronie internetowej Festiwalu, w mediach społecznościowych, materiałach prasowych, katalogu Festiwalu, komunikatach Organizatora albo na platformie FilmFreeway.
• Brak odpowiedzi Zgłaszającego na wiadomość Organizatora w terminie 48 godzin od ogłoszenia wyników selekcji może zostać uznany za brak możliwości skutecznego potwierdzenia udziału filmu w Festiwalu i może skutkować wycofaniem filmu z programu.
• Organizator może zakwalifikować film warunkowo, uzależniając jego udział w Festiwalu od dostarczenia wymaganych materiałów, potwierdzenia praw, usunięcia braków formalnych albo spełnienia wymogów technicznych.

§ 18. Brak prawa do wycofania filmu po kwalifikacji

• Po zakwalifikowaniu filmu do Konkursu Zgłaszający nie może wycofać filmu z programu Festiwalu.
• Zgłaszający przyjmuje do wiadomości, że zakwalifikowanie filmu może wiązać się z kosztami i zobowiązaniami Organizatora, w szczególności związanymi z przygotowaniem programu, komunikacji, katalogu, materiałów promocyjnych, harmonogramu projekcji i rezerwacją miejsc noclegowych.
• Oświadczenie Zgłaszającego o wycofaniu filmu po jego zakwalifikowaniu może zostać uznane przez Organizatora za bezskuteczne wobec Festiwalu, chyba że Organizator wyrazi pisemną lub e-mailową zgodę na wycofanie filmu.
• Postanowienie ust. 1 nie ogranicza prawa Organizatora do wycofania filmu z programu w przypadkach określonych Regulaminem.

§ 19. Materiały wymagane po kwalifikacji

• Po otrzymaniu informacji o zakwalifikowaniu filmu Zgłaszający zobowiązany jest dostarczyć Organizatorowi, w terminie przez niego wskazanym, materiały niezbędne do prezentacji i promocji filmu.
• Materiały, o których mowa w ust. 1, mogą obejmować w szczególności:
• kopię pokazową filmu;
• link do pobrania kopii pokazowej lub inny sposób przekazania pliku;
• plik napisów albo listę dialogową, jeżeli Organizator o to poprosi;
• streszczenie filmu;
• logline;
• notę reżyserską;
• biogram reżysera lub twórców;
• plakat filmu, o ile jest dostępny;
• kadry z filmu w jakości umożliwiającej publikację;
• zwiastun, teaser albo fragmenty filmu, o ile są dostępne;
• dane osób reprezentujących film podczas Festiwalu.
• Organizator może określić szczegółowe parametry materiałów promocyjnych, w tym formaty plików, minimalną rozdzielczość, sposób nazewnictwa, terminy dostarczenia oraz kanały przekazania materiałów.
• Niedostarczenie wymaganych materiałów w terminie może skutkować wycofaniem filmu z programu, pominięciem filmu w wybranych materiałach promocyjnych albo ograniczeniem zakresu informacji o filmie w katalogu i komunikacji Festiwalu.

§ 20. Prawdziwość danych i komunikacja

• Zgłaszający odpowiada za prawdziwość, kompletność i aktualność wszystkich danych przekazanych Organizatorowi.
• Zgłaszający zobowiązany jest do niezwłocznego informowania Organizatora o zmianie danych kontaktowych, zmianie statusu prawnego filmu, zmianie tytułu, zmianie właściciela praw, istotnych problemach technicznych albo innych okolicznościach mogących mieć wpływ na udział filmu w Festiwalu.
• Korespondencję wysłaną przez Organizatora na adres e-mail podany w zgłoszeniu uważa się za skutecznie doręczoną, chyba że Organizator otrzyma automatyczne potwierdzenie niedostarczenia wiadomości.
• Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki nieodczytania wiadomości przez Zgłaszającego, umieszczenia wiadomości w folderze SPAM, błędnego podania adresu e-mail, awarii poczty elektronicznej Zgłaszającego lub blokady korespondencji przez serwer pocztowy.

§ 21. Formaty kopii pokazowych

• Organizator przyjmuje kopie pokazowe w różnych formatach technicznych, w szczególności DCP, ProRes, MOV, MP4, H.264, H.265 albo innym formacie uzgodnionym z Organizatorem.
• Kopia pokazowa musi być kompletna, sprawna technicznie, wolna od uszkodzeń uniemożliwiających projekcję oraz zgodna z wersją filmu zakwalifikowaną do Konkursu, chyba że Organizator zaakceptuje inną wersję.
• Organizator może odmówić przyjęcia kopii pokazowej albo zażądać dostarczenia innej kopii, jeżeli dostarczony materiał nie spełnia minimalnych wymogów technicznych, nie odtwarza się prawidłowo, zawiera błędy obrazu lub dźwięku, nie ma wymaganych napisów albo nie odpowiada zgłoszonemu filmowi.
• Organizator może wykonać kopię techniczną lub kopię bezpieczeństwa filmu wyłącznie w zakresie niezbędnym do przygotowania, testowania i przeprowadzenia projekcji festiwalowych oraz archiwizacji technicznej związanej z Festiwalem.
• Organizator nie jest zobowiązany do przyjmowania nośników fizycznych, chyba że wyrazi na to zgodę w indywidualnej korespondencji ze Zgłaszającym.

§ 22. Testy techniczne

• Organizator może przeprowadzić testy techniczne kopii pokazowej przed projekcją.
• Jeżeli test techniczny wykaże wady kopii pokazowej, Organizator może zwrócić się do Zgłaszającego o dostarczenie nowej kopii w terminie wskazanym przez Organizatora.
• Niedostarczenie poprawnej kopii pokazowej w terminie może skutkować odwołaniem projekcji filmu, zastąpieniem filmu innym tytułem albo wycofaniem filmu z programu.
• Organizator nie odpowiada za pogorszenie jakości projekcji wynikające z wad dostarczonej kopii pokazowej, błędów pliku, nieprawidłowego kodowania, wad napisów albo materiałów przekazanych w niewłaściwym formacie.

§ 23. Projekcje filmów

• Zakwalifikowanie filmu do Konkursu oznacza zgodę Zgłaszającego na nieodpłatną publiczną prezentację filmu w ramach Festiwalu w terminie 18–20 września 2026 r.
• Organizator może zaprezentować film więcej niż jeden raz w czasie trwania Festiwalu, w szczególności w ramach powtórek, bloków konkursowych, pokazów prasowych, pokazów dla Jury, pokazów technicznych lub wydarzeń zamkniętych związanych z Festiwalem.
• O liczbie projekcji, terminie projekcji, miejscu projekcji, bloku programowym oraz kolejności prezentacji filmów decyduje Organizator.
• Zgłaszający nie nabywa prawa do określonej liczby projekcji, konkretnej sali, godziny projekcji, kolejności w bloku ani formy promocji filmu.

§ 24. Program Festiwalu

• Organizator ustala program Festiwalu według własnego uznania, z uwzględnieniem założeń programowych, możliwości technicznych, dostępności sal, praw do filmów oraz innych okoliczności organizacyjnych.
• Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu, godzin projekcji, miejsc projekcji, składu wydarzeń towarzyszących, kolejności filmów, składu Jury, składu Selekcjonerów oraz innych elementów programu.
• Zmiany programu nie stanowią podstawy do roszczeń wobec Organizatora, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.
• Organizator może oznaczać wybrane projekcje rekomendacjami wiekowymi, ostrzeżeniami dotyczącymi treści albo informacjami o dostępności, jeżeli uzna to za potrzebne.

§ 25. Zasady udziału widzów i gości

• Udział widzów, gości, twórców, przedstawicieli branży i mediów w wydarzeniach Festiwalu odbywa się na zasadach określonych przez Organizatora oraz zgodnie z regulaminami obiektów, w których odbywa się Festiwal.
• Uczestnicy Festiwalu są zobowiązani do zachowania porządku, kultury osobistej, przestrzegania poleceń obsługi Festiwalu, obsługi obiektów, ochrony oraz zasad bezpieczeństwa.
• Podczas projekcji zabronione jest rejestrowanie obrazu lub dźwięku z ekranu, wykonywanie nagrań filmu, transmisji, streamingu albo jakiekolwiek powielanie utworów prezentowanych podczas Festiwalu bez zgody Organizatora i podmiotów uprawnionych.
• Organizator może odmówić udziału w wydarzeniu lub nakazać opuszczenie miejsca wydarzenia osobie, która narusza Regulamin, regulamin obiektu, przepisy prawa, zakłóca przebieg wydarzenia, stwarza zagrożenie dla siebie lub innych albo narusza prawa osób trzecich.

§ 26. Jury

• Filmy zakwalifikowane do Konkursu oceniane są przez Jury powołane przez Organizatora.
• Skład Jury zostanie ogłoszony przez Organizatora w terminie późniejszym.
• Organizator może zmienić skład Jury, uzupełnić skład Jury, powołać zastępczego członka Jury albo zmienić tryb pracy Jury, jeżeli będzie to uzasadnione względami organizacyjnymi, zdrowotnymi, zawodowymi, programowymi albo innymi ważnymi przyczynami.
• Członek Jury powinien poinformować Organizatora o okolicznościach mogących powodować konflikt interesów przy ocenie konkretnego filmu. W takim przypadku Organizator może wyłączyć członka Jury z oceny danego filmu albo podjąć inne działania zapewniające bezstronność oceny.
• Obrady Jury są niejawne, chyba że Organizator postanowi inaczej.
• Decyzje Jury są ostateczne, nie podlegają odwołaniu i nie wymagają uzasadnienia.

§ 27. Nagrody

• W Konkursie przewiduje się przyznanie następujących nagród:
• Grand Prix Festiwalu Filmów Fantastycznych „Przekładaniec”;
• Nagroda Jury;
• Nagroda Publiczności.
• Wysokość nagród, ich charakter, forma i szczegółowe zasady przekazania zostaną ogłoszone przez Organizatora w terminie późniejszym.
• Jury może podjąć decyzję o nieprzyznaniu nagrody, przyznaniu nagrody ex aequo, przyznaniu wyróżnienia honorowego albo przedstawieniu Organizatorowi rekomendacji innego podziału nagród, jeżeli Organizator dopuści taką możliwość.
• Laureaci nagród zobowiązani są do przekazania Organizatorowi danych niezbędnych do wydania nagrody, rozliczenia podatkowego, przygotowania dyplomów, statuetek lub innych świadczeń, jeżeli będą one przewidziane.
• W przypadku nagród pieniężnych Organizator dokona wymaganych potrąceń podatkowych lub innych rozliczeń zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
• Nagrody nieodebrane w terminie wskazanym przez Organizatora mogą zostać przekazane w późniejszym terminie albo pozostawione do odbioru na zasadach określonych przez Organizatora.

§ 28. Udział twórców zakwalifikowanych filmów

• Organizator może zaprosić twórców lub przedstawicieli filmów zakwalifikowanych do Konkursu do udziału w Festiwalu, spotkaniach z publicznością, wydarzeniach branżowych, rozmowach po projekcjach, wywiadach albo działaniach promocyjnych.
• Zakres udziału twórców, liczba zaproszonych osób, terminy pobytu oraz forma udziału są każdorazowo uzgadniane przez Organizatora ze Zgłaszającym albo osobą reprezentującą film.
• Zgłaszający zobowiązany jest do przekazania Organizatorowi danych osób reprezentujących film w terminie wskazanym przez Organizatora.
• Brak obecności twórców lub przedstawicieli filmu nie wpływa na możliwość oceny filmu przez Jury ani na udział filmu w Konkursie, chyba że Organizator postanowi inaczej w odniesieniu do konkretnego wydarzenia.

§ 29. Noclegi

• Organizator zapewnia nocleg przedstawicielom filmów zakwalifikowanych do Konkursu na zasadach określonych przez Organizatora.
• Zakres świadczenia noclegowego, w tym liczba osób objętych noclegiem, liczba noclegów, standard zakwaterowania, miejsce zakwaterowania oraz terminy pobytu, zależą od możliwości organizacyjnych i budżetowych Festiwalu oraz wymagają potwierdzenia przez Organizatora.
• Jeżeli Organizator nie postanowi inaczej, zapewnienie noclegu nie obejmuje kosztów podróży, diet, wyżywienia, transportu lokalnego, ubezpieczenia, kosztów wizowych, kosztów osób towarzyszących ani innych kosztów pobytu.
• Warunkiem skorzystania z noclegu może być terminowe przekazanie danych osobowych, informacji logistycznych oraz potwierdzenie obecności w sposób wskazany przez Organizatora.
• Organizator może odmówić zapewnienia noclegu albo ograniczyć jego zakres w przypadku przekroczenia dostępnej puli miejsc, opóźnionej odpowiedzi Zgłaszającego, braku wymaganych danych albo innych ważnych przyczyn organizacyjnych.

§ 30. Oświadczenia Zgłaszającego

• Zgłaszający oświadcza, że posiada wszelkie prawa, zgody, licencje i upoważnienia niezbędne do zgłoszenia filmu do Konkursu, udziału filmu w Festiwalu, publicznej prezentacji filmu oraz udzielenia Organizatorowi zgód i licencji określonych w Regulaminie.
• Zgłaszający oświadcza, że film oraz materiały przekazane Organizatorowi nie naruszają praw autorskich, praw pokrewnych, praw własności przemysłowej, praw do wizerunku, dóbr osobistych, tajemnicy przedsiębiorstwa, praw do muzyki, praw do materiałów archiwalnych ani innych praw osób trzecich.
• Zgłaszający oświadcza, że uzyskał wszystkie zgody osób występujących w filmie, współtwórców, wykonawców, kompozytorów, autorów muzyki, właścicieli materiałów archiwalnych, producentów, koproducentów, dystrybutorów oraz innych podmiotów, o ile takie zgody są wymagane.
• Zgłaszający ponosi pełną odpowiedzialność za prawdziwość oświadczeń, o których mowa w niniejszym paragrafie.
• W razie wątpliwości co do sytuacji prawnej filmu Organizator może zażądać dodatkowych oświadczeń, dokumentów, zgód lub wyjaśnień. Brak ich dostarczenia może skutkować odrzuceniem zgłoszenia albo wycofaniem filmu z programu.

§ 31. Licencja na prezentację filmu

• Z chwilą zgłoszenia filmu, a w zakresie publicznej prezentacji najpóźniej z chwilą zakwalifikowania filmu do programu, Zgłaszający udziela Organizatorowi nieodpłatnej, niewyłącznej licencji na korzystanie z filmu w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia Festiwalu.
• Licencja obejmuje w szczególności:
• publiczne wyświetlenie filmu podczas Festiwalu w kinach, salach projekcyjnych, przestrzeniach festiwalowych lub innych miejscach wskazanych przez Organizatora;
• projekcje techniczne, testowe, zamknięte, prasowe, branżowe oraz projekcje dla Selekcjonerów i Jury;
• wprowadzenie kopii filmu do pamięci urządzeń, serwerów, systemów projekcyjnych lub nośników technicznych w zakresie niezbędnym do przygotowania i przeprowadzenia projekcji;
• sporządzenie kopii technicznej lub kopii bezpieczeństwa w zakresie niezbędnym do realizacji projekcji;
• wykorzystanie tytułu filmu, informacji o filmie oraz danych twórców w programie, katalogu, komunikatach prasowych, stronie internetowej i mediach społecznościowych Festiwalu;
• archiwizację informacji o filmie w dokumentacji Festiwalu.
• Licencja, o której mowa w niniejszym paragrafie, udzielana jest na terytorium Polski, a w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych w Internecie – bez ograniczeń terytorialnych wynikających z technicznej natury sieci Internet.
• Licencja obejmuje okres niezbędny do przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia Festiwalu, a w zakresie materiałów informacyjnych, katalogowych, archiwalnych i promocyjnych – czas nieoznaczony, chyba że strony uzgodnią inaczej.

§ 32. Materiały promocyjne i fragmenty filmu

• Zgłaszający wyraża zgodę na nieodpłatne wykorzystanie przez Organizatora materiałów promocyjnych filmu, w szczególności plakatu, fotosów, kadrów, zwiastuna, logline’u, streszczenia, noty reżyserskiej, biogramów, informacji o twórcach oraz innych materiałów przekazanych Organizatorowi.
• Organizator może wykorzystywać materiały, o których mowa w ust. 1, w celu promocji Festiwalu, promocji programu, informacji prasowej, komunikacji w mediach społecznościowych, publikacji katalogu, materiałów drukowanych, materiałów audiowizualnych, dokumentacji Festiwalu oraz archiwum Festiwalu.
• Zgłaszający wyraża zgodę na wykorzystanie fragmentów filmu o łącznej długości do 60 sekund w celach promocyjnych, informacyjnych, prasowych i dokumentacyjnych związanych z Festiwalem.
• Wykorzystanie fragmentów filmu nie może służyć stworzeniu samodzielnej komercyjnej eksploatacji filmu poza promocją i dokumentacją Festiwalu.
• Organizator może dokonywać technicznych opracowań materiałów promocyjnych, w szczególności skrótów, kadrowania, zmiany formatu, kompresji, dodania napisów, plansz, logotypów lub elementów identyfikacji wizualnej Festiwalu, o ile nie narusza to integralności filmu w zakresie wykraczającym poza cel promocyjny.

§ 33. Roszczenia osób trzecich

• W przypadku zgłoszenia wobec Organizatora, partnerów Festiwalu, obiektów festiwalowych albo osób działających na rzecz Festiwalu roszczeń związanych z filmem, jego treścią, zgłoszeniem, projekcją albo materiałami przekazanymi przez Zgłaszającego, Zgłaszający zobowiązuje się współdziałać z Organizatorem w celu wyjaśnienia sprawy.
• Zgłaszający ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody, koszty, wydatki, roszczenia, opłaty, kary, odszkodowania, koszty obsługi prawnej i inne należności wynikające z naruszenia oświadczeń, praw lub obowiązków określonych w Regulaminie.
• Organizator działa w zaufaniu do oświadczeń Zgłaszającego i nie ma obowiązku badania pełnego łańcucha praw do filmu, muzyki, materiałów archiwalnych, wizerunków ani innych elementów wykorzystanych w filmie.

§ 34. Administrator danych

• Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z organizacją Festiwalu jest Stowarzyszenie Miłośników Gier i Fantastyki „Thorn” z siedzibą w Toruniu.
• Kontakt z Administratorem możliwy jest za pośrednictwem danych kontaktowych dostępnych pod adresem: https://www.copernicon.pl/kontakt.
• Dane osobowe mogą być przetwarzane w szczególności w celu przyjmowania zgłoszeń, przeprowadzenia selekcji, komunikacji ze Zgłaszającymi, przygotowania programu, organizacji projekcji, obsługi gości, zapewnienia noclegów, przyznania i rozliczenia nagród, promocji Festiwalu, dokumentacji Festiwalu, rozpatrywania reklamacji oraz dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
• Podstawą przetwarzania danych osobowych może być w szczególności wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem, obowiązek prawny ciążący na Administratorze, prawnie uzasadniony interes Administratora albo zgoda osoby, której dane dotyczą, w zależności od charakteru danych i celu ich przetwarzania.

§ 35. Zakres i odbiorcy danych

• Przetwarzane mogą być w szczególności dane identyfikacyjne, kontaktowe, dane dotyczące filmu, dane twórców, dane reprezentantów filmu, dane niezbędne do zapewnienia noclegu, dane podatkowe i rozliczeniowe laureatów oraz dane zawarte w materiałach promocyjnych.
• Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Organizatorem przy realizacji Festiwalu, w szczególności dostawcom usług informatycznych, operatorom platform zgłoszeniowych, podmiotom obsługującym płatności, obiektom festiwalowym, hotelom, podmiotom księgowym, prawnym, promocyjnym, partnerom organizacyjnym oraz instytucjom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
• Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa albo uzasadniony przedawnieniem roszczeń, obowiązkami archiwalnymi, księgowymi lub dokumentacyjnymi Organizatora.
• Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa przewidziane w przepisach o ochronie danych osobowych, w tym prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu, przenoszenia danych, cofnięcia zgody oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego, w zakresie wynikającym z przepisów prawa.
• Podanie danych wymaganych w zgłoszeniu jest dobrowolne, lecz niezbędne do udziału filmu w procesie selekcji i Festiwalu. Niepodanie danych może uniemożliwić udział filmu w Konkursie albo realizację świadczeń organizacyjnych.

§ 36. Odpowiedzialność Zgłaszającego

• Zgłaszający ponosi pełną odpowiedzialność za film, jego treść, sytuację prawną filmu, prawdziwość danych przekazanych Organizatorowi, kompletność zgód i licencji oraz zgodność zgłoszenia z Regulaminem.
• Zgłaszający odpowiada za wszelkie konsekwencje wynikające z podania nieprawdziwych danych, braku praw do filmu, braku zgód osób trzecich, naruszenia praw autorskich, praw pokrewnych, dóbr osobistych, prawa do wizerunku, przepisów prawa lub postanowień Regulaminu.
• Zgłaszający zobowiązuje się zwolnić Organizatora z odpowiedzialności w zakresie roszczeń wynikających z okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi Zgłaszający, w granicach dopuszczalnych przez prawo.

§ 37. Odpowiedzialność Organizatora

• Organizator nie ponosi odpowiedzialności za nieprawdziwość oświadczeń Zgłaszającego, brak praw do filmu, brak zgód osób trzecich, wady materiałów przekazanych przez Zgłaszającego, awarie platform zewnętrznych, błędy techniczne niezależne od Organizatora ani za działania lub zaniechania podmiotów trzecich.
• Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości odtworzenia screenera lub kopii pokazowej wynikający z przyczyn leżących po stronie Zgłaszającego, FilmFreeway, dostawców usług, ograniczeń regionalnych, błędów plików, zabezpieczeń technicznych, wad nośników albo niewłaściwego przygotowania materiałów.
• Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z odwołania lub zmiany programu Festiwalu z przyczyn niezależnych od Organizatora, w tym z powodu siły wyższej, decyzji władz publicznych, awarii technicznych, ograniczeń obiektów, zagrożeń bezpieczeństwa albo innych okoliczności uniemożliwiających prawidłową realizację wydarzenia.

§ 38. Odrzucenie, wycofanie i dyskwalifikacja filmu

• Organizator może odrzucić zgłoszenie, wycofać film z programu albo zdyskwalifikować film na każdym etapie, jeżeli:
• film nie spełnia wymogów Regulaminu;
• film przekracza dopuszczalny czas trwania;
• film nie został ukończony po dniu 1 stycznia 2025 r.;
• film nie zawiera motywów, konwencji, symboli lub środków wyrazu właściwych dla szeroko rozumianej fantastyki w rozumieniu Selekcjonerów;
• Zgłaszający nie posiada praw lub zgód wymaganych Regulaminem;
• zgłoszenie zawiera nieprawdziwe, niepełne lub wprowadzające w błąd informacje;
• screener lub kopia pokazowa są niedostępne, wadliwe albo niezgodne ze zgłoszeniem;
• Zgłaszający nie dostarczył wymaganych materiałów w terminie;
• film lub jego materiały promocyjne naruszają przepisy prawa, prawa osób trzecich lub dobra osobiste;
• film zawiera treści nawołujące do przemocy, nienawiści, dyskryminacji lub popełnienia czynu zabronionego, o ile prezentacja takich treści nie jest uzasadniona artystycznie, krytycznie, edukacyjnie albo dokumentalnie i nie narusza prawa;
• udział filmu mógłby narazić Organizatora, partnerów lub publiczność na istotne ryzyko prawne, organizacyjne, bezpieczeństwa lub wizerunkowe;
• zachodzą inne ważne przyczyny uniemożliwiające udział filmu w Festiwalu.
• Decyzja Organizatora o odrzuceniu, wycofaniu lub dyskwalifikacji filmu jest ostateczna i nie wymaga uzasadnienia.
• Odrzucenie, wycofanie lub dyskwalifikacja filmu nie powoduje obowiązku zwrotu opłaty zgłoszeniowej.

§ 39. Zmiany organizacyjne

1. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w programie, harmonogramie, lokalizacjach, obsadzie spotkań, formule wydarzeń, składzie Jury, składzie Selekcjonerów oraz sposobie realizacji Festiwalu.
2. Zmiany mogą wynikać w szczególności z przyczyn technicznych, organizacyjnych, prawnych, programowych, zdrowotnych, bezpieczeństwa, decyzji obiektów, decyzji władz publicznych albo innych okoliczności niezależnych od Organizatora.
3. Organizator dołoży starań, aby istotne zmiany programu były komunikowane uczestnikom i Zgłaszającym w sposób adekwatny do okoliczności.

§ 40. Siła wyższa

• Przez siłę wyższą rozumie się zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe lub trudne do przewidzenia oraz niemożliwe do zapobieżenia przy zachowaniu należytej staranności, w szczególności klęski żywiołowe, epidemie, pandemie, wojny, akty terroru, zamieszki, awarie infrastruktury, przerwy w dostawie energii, decyzje władz publicznych, ograniczenia sanitarne, pożary, powodzie, żałobę narodową, strajki lub inne okoliczności uniemożliwiające prawidłową organizację Festiwalu.
• W przypadku wystąpienia siły wyższej Organizator może zmienić termin Festiwalu, ograniczyć program, zmienić formę wydarzenia, odwołać część wydarzeń, przenieść wydarzenia do innych lokalizacji albo odwołać Festiwal w całości.
• Wystąpienie siły wyższej nie rodzi po stronie Zgłaszającego prawa do zwrotu opłaty zgłoszeniowej, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

§ 41. Kontakt

• Podstawową formą kontaktu z Organizatorem jest poczta elektroniczna: festiwal@przekladaniec.com.
• W sprawach zgłoszeń konkursowych Organizator może komunikować się ze Zgłaszającymi za pośrednictwem platformy FilmFreeway, poczty elektronicznej albo innych kanałów wskazanych w komunikatach Festiwalu.
• Zgłaszający zobowiązany jest do śledzenia komunikatów Organizatora, platformy FilmFreeway oraz korespondencji przesyłanej na dane kontaktowe wskazane w zgłoszeniu.

§ 42. Reklamacje i uwagi organizacyjne

• Uwagi dotyczące organizacji Festiwalu, zgłoszeń, płatności, komunikacji lub innych spraw związanych z Regulaminem można kierować do Organizatora za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w § 41.
• Reklamacja powinna zawierać imię i nazwisko albo nazwę Zgłaszającego, adres e-mail, tytuł filmu, opis sprawy oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia, o ile jest to możliwe.
• Organizator rozpatruje reklamacje w rozsądnym terminie, zależnym od charakteru sprawy, liczby zgłoszeń oraz dostępności informacji niezbędnych do jej rozpatrzenia.
• Tryb reklamacyjny nie służy do kwestionowania decyzji Selekcjonerów, decyzji Jury, ocen artystycznych ani decyzji programowych Organizatora.

§ 43. Interpretacja Regulaminu

• W sprawach nieuregulowanych Regulaminem decyzje podejmuje Organizator.
• Organizator jest uprawniony do interpretacji postanowień Regulaminu, w szczególności w razie wątpliwości dotyczących kwalifikacji filmu, wymogów formalnych, zasad udziału, materiałów technicznych, spraw programowych lub organizacyjnych.
• Interpretacja Regulaminu dokonana przez Organizatora jest wiążąca w ramach Festiwalu, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

§ 44. Zmiany Regulaminu

• Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu, jeżeli będzie to uzasadnione względami organizacyjnymi, prawnymi, technicznymi, programowymi lub bezpieczeństwa.
• Zmiany Regulaminu nie powinny naruszać praw nabytych Zgłaszających w sposób sprzeczny z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.
• Aktualna wersja Regulaminu będzie publikowana w sposób przyjęty przez Organizatora, w szczególności na platformie FilmFreeway, stronie internetowej Festiwalu albo w kanałach komunikacji Organizatora.

§ 45. Prawo właściwe i spory

• Do Regulaminu stosuje się prawo polskie.
• Spory wynikające z Regulaminu Organizator i Zgłaszający będą starali się rozwiązywać polubownie.
• W przypadku braku polubownego rozwiązania sporu, spór zostanie poddany rozstrzygnięciu właściwego sądu powszechnego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

§ 46. Wejście w życie

• Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji przez Organizatora.
• Regulamin obowiązuje przez czas trwania naboru, procesu selekcji, Festiwalu oraz w zakresie postanowień dotyczących praw, licencji, odpowiedzialności, danych osobowych, nagród, rozliczeń, dokumentacji i archiwizacji – także po zakończeniu Festiwalu.